Justiz wird digital – Zustellung mit beA und EGVP ab 01.01.2018: Formate, Empfangsbekenntnis, Sicherheit & Risiken

Kaum zu glauben aber wahr ist, dass die papierlose elektronische Korrespondenz zwischen Anwälten, Behörden und Gerichten bis ins Jahr 2017 hinein praktisch keine Rolle spielte. Das wird sich nun ändern. Mit einem Kraftakt ist die Einrichtung des elektronischen Postdienstes „beA“ gelungen, an dem alle Rechtsanwälte teilnehmen müssen und der eine sichere und verlässliche Zustellung ermöglicht. Die Abkürzung „beA“ steht für „besonderes elektronisches Anwaltspostfach“. In das System ist das so genannte „EGVP“ (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) eingebunden, bei dem Gerichte und Behörden vertreten sind.

Berufspflicht ab 01.01.2018

Wo muffige Aktenordner, Faxgeräte und schriftliche Empfangsbekenntnisse den Alltag prägen, zieht nun der Fortschritt ein. Anwälte müssen ab 01.01.2018 ausnahmslos die Anforderungen für die Teilnahme am beA erfüllen (§ 31a BRAO), anderenfalls riskieren sie, dass sie amtliche Post und Schreiben von Anwaltskollegen nicht zur Kenntnis nehmen können, was praktisch das berufliche Aus zur Folge hat. Gerichte, Behörden und andere Rechtsanwälte können das beA nämlich ab dem 01.01.2018 für die Zustellung von Schriftstücken verwenden. Umgekehrt können Anwälte über das beA Schriftsätze und Schreiben an Gerichte und Verwaltungsbehörden schicken. Anwälte, die sich beim beA nicht anmelden und die Voraussetzungen für den Empfang von elektronischen Nachrichten nicht realisieren, gehen unüberschaubare Risiken ein. Beispiel: Kommt ein für den Mandanten günstiger Vergleich nicht zustande, weil der Anwalt das Vergleichsangebot der Gegenseite nicht zeitgerecht an seinen Mandanten weitergeleitet hat, hat der Anwalt den entstandenen Schaden zu ersetzen.

Verstoß gegen Berufspflicht, zahlt die Haftpflichtversicherung?

Anwälte, die nicht mitmachen, verstoßen gegen ihre Berufspflichten. Dazu zählt nach § 31a BRAO das Einrichten und Vorhalten des beA-Postfachs. Voraussichtlich werden die Rechtsanwaltskammern von der Möglichkeit Gebrauch machen, mit berufsrechtlichen Maßnahmen auf die Einhaltung der Vorschriften hinzuwirken. Dazu stehen den Kammern mehrere Mittel zur Verfügung, die in der Regel abgestuft zum Einsatz können:

  • Individuelle Aufforderung (73 Absatz 2 Nummer 1 BRAO,
  • Formelle Rüge (§§ 74, 73 Absatz 2 Nummer 4 BRAO),
  • Androhung und Festsetzung von Zwangsgeld (§ 57 BRAO),
  • Verfahren vor dem Anwaltsgericht (§§ 119 ff. BRAO; Generalstaatsanwaltschaft)).

Voraussichtlich werden die Kammern von den zur Verfügung stehenden Mitteln Gebrauch machen. Da mit einer Vielzahl von Verweigerern zu rechnen ist, die aus ganz unterschiedlichen Gründen kein beA einrichten und damit gegen Berufspflichten verstoßen, stehen die Kammern vor einer großen Herausforderung. Während eine Aufforderung noch in standardisierter Form herausgebracht werden kann, bedarf eine formelle Rüge der eingehenden Befassung mit dem Anwalt und dessen Beweggründen. Das gilt erst recht bei der Festsetzung von Zwangsgeldern und vor dem Anwaltsgericht. Deshalb ist vorerst damit zu rechnen, dass die Kammern erst einmal auf Einsicht und Hilfestellung setzen anstatt auf Sanktionierung. Kein Zweifel besteht aber daran, dass in letzter Konsequenz auch zu härteren Mitteln gegriffen wird, weil anderenfalls ein funktionierendes System nicht zu realisieren ist.

Eine Weigerung, beim beA mitzumachen, kann für Anwälte nicht bloß berufsrechtlich unangenehm werden, sondern kann auch haftungsrechtliche Folgen haben. Auf seine Haftpflichtversicherung kann sich nämlich nicht verlassen, wer einen Schaden vorsätzlich herbeigeführt hat (§ 103 VVG). Da dafür die Vorsatzform des dolus eventualis (Eventualvorsatz) ausreicht, bei der es genügt, dass dem Anwalt die Möglichkeit des Schadenseintritts bekannt ist und er den Schaden billigend in Kauf nimmt, dürfte ein Schaden, der durch die Nichteinrichtung des beAs entsteht, kein Fall für die Versicherung sein. Der Anwalt müsste den Schaden daher aus eigener Tasche bezahlen. Kann er das nicht, liefert er einen Grund für die Entziehung der Anwaltszulassung, denn vermögenslose Anwälte dürfen ihren Beruf nicht ausüben, da damit Gefahren für die Mandanten bzw. deren Geld verbunden sind. Das beA dürfte nur in Ausnahmefällen so drastische Folgen haben. Mit gewissen „Reinigungseffekten“ ist aber durchaus zu rechnen.

Härtefallantrag kurz vor der Rente?

Wenn der Aufwand für die Einrichtung des beA für die bis zum Renteneintritt verbleibende Zeit nicht lohnt, liegt es nahe, eine Ausnahme von der Teilnahme am beA zu beantragen. Schließlich gibt es noch einige Anwälte und Anwältinnen, die sich mit der elektronischen Kommunikation schwertun. Meistens handelt es sich dabei um Angehörige älterer Geburtsjahrgänge, die nur noch wenige Jahre arbeiten wollen und eine grundlegende Umstellung „auf die letzten Tage“ scheuen. Das ist nachvollziehbar, denn für die Einrichtung des beA ist nicht bloß ein halbwegs zeitgemäßer PC erforderlich. Vielmehr muss man sich mit dem System befassen, um es verstehen und benutzen zu können.

Einen Härtefallantrag sieht das Gesetz aber nicht vor, vielmehr geht es davon aus, dass sämtliche Anwälte die Berufspflicht zu erfüllen haben. Das ist konsequent und notwendig, da anderenfalls ein flächendeckendes Netz – an dem alle Anwälte teilnehmen – nicht bewerkstelligt werden kann. Dass einige Anwälte dabei auf der Strecke bleiben, wird in Kauf genommen. Dieser Preis des Fortschritts ist mit dem Grundrecht der Berufsfreiheit nach Art. 12 GG vereinbar, denn es handelt sich um eine zumutbare Berufsausübungsregelung.

Für all jene, die sich dennoch weigern, den Aufwand für kurze Zeit zu betreiben, gibt es aber durchaus Lichtblicke, wenn auch nur aus praktischer Sicht: Das von den Kammern als Körperschaften des öffentlichen Rechts zu beachtende Verhältnismäßigkeitsprinzip verlangt eine gestufte Anwendung der Mittel zur Durchsetzung von Berufspflichten. Es darf deshalb nicht mit Kanonen auf Spatzen geschossen werden. Vielmehr haben die Kammern vor der Einleitung eines Anwaltsgerichtsverfahrens zunächst einmal freundlich darauf hinzuwirken, dass die Mitglieder ihren Pflichten nachkommen. Dabei werden die Kammern auch Unterstützung anbieten. Wirklich schlimme Konsequenzen drohen wohl nur Totalverweigerern aber nicht solchen Anwälten, die versuchen mitzumachen. Wer sich aber total verweigert, kann auf die Kraft des faktischen setzen. Einem Anwaltsgerichtsverfahren dürfte eine mehrmonatige Phase der Aufforderung sowie der Rüge vorausgehen. Daran schließt sich das anwaltsgerichtliche Verfahren an, das regelmäßig mindestens ein Jahr dauert. Wie so oft im Verwaltungsrecht kann das Problem daher durch die Dauer des Verfahrens „gelöst“ werden, denn alles in allem erscheint es durchaus machbar, das Verfahren über eine Zeit von zwei Jahren zu ziehen. Wer dann ohnehin den Ruhestand einplant, hat zumindest aus berufsrechtlicher Sicht keine wirklichen Nachteile zu befürchten. Neben einer Rücklage für die Verfahrenskosten und Haftungsrisiken sollte man sich allerdings auch ein dickes Fell zulegen. Das dürfte aber ein langgedienter Anwalt kurz vor der Verrentung ohnehin haben.

Wie sicher ist das beA?

Das System verwendet eine Authentifizierungsfunktion und eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung, die eine hohe Sicherheit gegen Manipulationen gewährleistet. Freilich ist die Sicherheit bei Verschlüsselungen stets relativ, denn eine hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht. Derzeitige Verschlüsselungstechnologien bauen vielmehr darauf, dass der Aufwand für die Entschlüsselung der Nachrichten so groß ist, dass es praktisch kaum möglich ist, eine Nachricht unbefugt zu entschlüsseln. Asymmetrische kryptografische Verfahren basieren darauf, dass hohe Primzahlen miteinander multipliziert werden. Wer das Ergebnis dieser Rechenoperation kennt und eine der beteiligten Primzahlen, weiß nicht, welches die andere Primzahl ist. Den Umstand, dass die Erzeugung des Ergebnisses einfach aber die Herleitung der unbekannten Primzahl schwierig ist, machen sich die Verschlüsselungsverfahren zum Vorteil. Darin liegt aber zugleich ein Angriffspunkt, denn die Ermittlung des unbekannten Faktors ist nicht unmöglich. Vielmehr muss nur eine genügende Anzahl von Primzahlen ausprobiert werden, um die richtige zu finden. Wenn die richtige Primzahl gefunden ist, hat das Geheimnis ein Ende, die Nachricht ist entschlüsselt. Sicher ist das Verfahren aber dennoch, denn die derzeit leistungsstärksten Rechner würden statistisch gesehen mehrere Jahre benötigen, um genügend Zahlen auszuprobieren und damit eine Nachricht zu entschlüsseln. Das Verschlüsselungssystem ist daher so stark, wie die Rechenleistung schwach ist. Leistungsstärkere Rechner können den derzeitigen Verschlüsselungen daher durchaus gefährlich werden. Verschlüsselungsfachleute betrachten die Entwicklung von Quantencomputern mit Sorge, denn diese Computer haben das Potenzial, alles heute Bekannte in den Schatten zu stellen – sie könnten Rechenoperationen, für die heute Jahre benötigt werden, in wenigen Sekunden ausführen. Derzeit sichere Verschlüsselungen wären dann Makulatur.

EGVP und beA werden aber voraussichtlich auch in Zeiten der Quantencomputer noch eine Bedeutung haben, müssen sich dann aber um eine andere Verschlüsselung kümmern. Diese wäre, wie die Quantencomputer heute, zu entwickeln und gegen das gegenwärtige Verschlüsselungssystem auszutauschen. Die vom beA verwendete Verschlüsselungstechnologie gehört zu den sichersten Verschlüsselungsmethoden am Markt. Dass sich das künftig ändert, erscheint sicher. Immerhin ist mit der flächendeckenden Einführung von EGVP und beA schon die notwendige Infrastruktur geschaffen worden. Dieses System an künftige Anforderungen anzupassen, zum Beispiel durch Ausstattung mit einem anderen Verschlüsselungssystem, dürfte möglich sein.

Equipment & Kosten

Für die Einrichtung eines beA müssen Anwälte einen Computer mit Internetzugang haben. Der Internetzugang sollte über eine Datenübertragungsrate von wenigstens 2 Mbit pro Sekunde verfügen. Das beA ist browserbasiert, das bedeutet, dass es über den Webbrowser (z. B. Internet Explorer oder Firefox) aufgerufen wird. Einen geeigneten Computer werden die meisten Rechtsanwälte bereits haben, falls nicht, schlägt diese Investition mit 500 bis 1000 Euro zu Buche. Eine beA Karte kostet in der Basisversion 29,90 Euro zzgl. USt. und in der Version mit qualifizierter elektronischer Signatur 49,90 Euro zzgl. USt., jeweils mit einer Laufzeit von 24 Monaten.

Zur Anmeldung mit der beA-Karte, ist ein Kartenlesegerät erforderlich. Leider sind die dazu von der BRAK herausgegebenen Listen wenig hilfreich. Dort sind nämlich alle möglichen Lesegeräte ausgewiesen nebst Verwendungszwecken. Wer meint, durch die Wahl desjenigen Geräts mit den meisten „Haken“ in der Liste auf der sicheren Seite zu sein, irrt. Zwar ist das Gerät für die mit Haken versehenen Zwecke geeignet, das bedeutet aber noch nicht, dass das Gerät auch für die Einrichtung der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) genutzt werden kann. Die qeS muss nämlich nachträglich auf die Karte geladen werden und dafür benötigt der Anwalt ein „Klasse 3“ Kartenlesegerät (z. B. REINER SCT CyberJack secoder, ca. 50 Euro). Von „Klassen“ ist aber in der BRAK-Liste keine Rede. Das ist ärgerlich für diejenigen, die den falschen Kartenleser nicht mehr zurückgeben können, und zugleich ein Millionengeschäft für Kartenleserverkäufer. Ganz nutzlos ist ein „Klasse 2“ Kartenleser aber nicht, der taugt nur nicht für das qeS Nachladeverfahren, kann aber dennoch im Alltagsbetrieb genutzt werden, d. h. für den Zugang zum beA und zum Signieren mit der bereits eingerichteten qeS. Für Zwecke der Authentifizierung ist eine Unterschriftenbeglaubigung erforderlich. Diese übernimmt die örtliche Rechtsanwaltskammer kostenfrei. Alternativ erledigen das auch Notare, zum Gegenstandswert von 5000 Euro fallen dafür Gebühren in Höhe von ca. 69 Euro an.

Ab 01.01.2018 können Schriftsätze an Gerichte auch ohne qeS wirksam verschickt werden (§ 130a ZPO), allerdings nur vom Anwalt persönlich. Möchte ein Anwälte Schriftsätze von Mitarbeitern heraussenden lassen, benötigen er eine qeS, denn Mitarbeiter, die nicht selbst Anwalt sind, können für den Anwalt nicht formwirksam Erklärungen abgeben. Ein Schriftsatz kann damit signiert und später vom Mitarbeiter versendet werden. Eine qeS ist deshalb durchaus sinnvoll. Hinzu kommt, dass die qeS auch in der Kommunikation unter Anwaltskollegen Vorteile bietet, denn sie stellt von Gesetzes wegen ein Äquivalent zur Schriftform dar (§ 126a BGB).

Einrichtung des beAs

Das Verfahren zur Einrichtung der beA-Karte und der qeS funktioniert einigermaßen reibungslos. Leider nur einigermaßen, wie ein Betroffene berichten: Für die qeS ist das so genannte Nachladeverfahren vorgesehen. Dieses hat zum Gegenstand, dass die qeS durch den Nutzer selbst auf die Karte aufgeladen wird. Die offizielle Anleitung zum Nachladeverfahren verlangt selbst computeraffinen Anwälte viel Geduld ab. In der Anleitung werden nämlich erst einmal lang und breit die Vorteile des Nachladeverfahrens erläutert, anstatt auf den Punkt zu kommen und zu erklären, welche Schritte zu unternehmen sind. Doch damit nicht genug. Zum Aufladen der qeS muss der Anwalt einen so genannten Transportcontainer herunterladen. Dieser – so heißt es in der Anleitung – sei auf einer Seite der Bundesnotarkammer unter „Meine Zertifikate“, herunter zu laden. Ein Transportcontainer stand dort aber nicht bereit. Eine Anfrage beim Support ergab, dass offenbar die Authentifizierung des Notars nicht übermittelt worden war. Der Notar bestätigte aber, alles ordnungsgemäß übermittelt zu haben. Mittlerweile bemerkte der Support, dass die Nachricht des Notars versehentlich im „Spam“ gelandet war aber nun bearbeitet werde. Nach einiger Zeit war dann doch ein Transportcontainer herunterzuladen. Bei einem anderen Anwalt traten Probleme beim Nachladen auf, denn die Systemanwendungskomponente – dabei handelt es sich um eine Java Anwendung zur Durchführung des Nachladens – zeigte an, dass der Transportcontainer nicht zur Karte passt. Nach mehreren Versuchen funktionierte es aber doch. Warum weiß niemand. Auch das Freischalten durch die Vergabe eines eigenen PINs funktionierte in diesem Fall zuerst nicht einwandfrei. Das System fordert den Nutzer zur Änderung der PIN auf. Dazu wird zuerst die ursprüngliche und sodann eine neue – durch den Nutzer selbst gewählte 6-12-stellige PIN eingegeben. Bis zur ersten Eingabe der selbst gewählten PIN gab es keine Fehlermeldungen, bei der vorgesehenen Wiederholung der selbst gewählten PIN wurde angezeigt „PIN falsch“. Die Falscheingabe der PIN war auszuschließen. Nach mehreren Versuchen klappte es schließlich. Auch hier bleiben durch Ursachen der Fehlermeldungen ein Geheimnis. Trotz des ganzen Ärgers konnte die Einrichtung innerhalb von knapp zwei Wochen bewerkstelligt werden.

Erst einmal eingerichtet funktionieren die beA und die qeS. Das Postfach ist weitestgehend intuitiv, das Signieren klappt und die E-Mail Benachrichtigungsfunktion ebenso. Einer erfolgreichen Anwendung scheint daher nichts mehr im Wege zu stehen. Der Frust über die Einrichtung ist schnell vergessen, denn das elektronische Postfach bietet zahlreiche Vorteile: Abschriften und Beglaubigungen gehören der Vergangenheit an. Anschriften von Prozessvertretern der Gegenseite sowie von Gerichten lassen sich bequem durch eine Suchfunktion hinzufügen und anstatt beim Faxgerät überwachen zu müssen, ob dieses ordnungsgemäß jede einzelne Seite durchgezogen hat, kann man fortan bequem die Empfangsbestätigung abwarten.

Fristwahrung bei Nutzung des beA & Formate (.doc, .pdf, .rtf)

Mit der Benutzung des beA wird eine Frist gewahrt, wenn die Erklärung vor Fristende von der Empfangseinrichtung aufgezeichnet worden ist (§ 130a Absatz 3 ZPO; ab 01.01.2018: § 130a Absatz 5 Satz 1 ZPO). Das ist der Zeitpunkt des Eingangs auf dem Server des Gerichts. Dieser Zeitpunkt wird dem beA-Nutzer im beA angezeigt. Der Zugang ist daher – entsprechend dem Faxprotokoll beim Faxgerät – nachvollziehbar und sicher dokumentiert. Allerdings treten die gesetzlichen Folgen der Fristwahrung nur dann ein, wenn die Anforderungen erfüllt sind. Dazu gehört ab 01.01.2018, dass ein Schriftstück von einem Anwalt verschickt wird. Vor dem 01.01.2018 muss der Anwalt das Schriftstück signieren. Und wenn ein Schriftstück ab 01.01.2018 durch einen nichtanwaltlichen Mitarbeiter auf den Weg gebracht werden soll, muss der Anwalt es zuvor mit der qeS signieren.

Außerdem muss das Dokument bestimmten Formanforderungen entsprechen. Eine Klage in den Nachrichtentext zu schreiben, genügt nicht. Vielmehr muss das Dokument „… für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet …“ sein (§ 130a Absatz 1 Satz 1 ZPO). Bis zum 01.01.2018 bundeseinheitlich allein pdf-Dokumente und TIFF-Dokumente zulässig sind, bestimmen die Landesregierungen durch Rechtsverordnung die einzuhaltenden Formatanforderungen (§ 130a Absatz 2 Satz 1 ZPO). Leider besteht deshalb bis zu diesem Zeitpunkt bundesweit keine Einheitlichkeit. In Mecklenburg-Vorpommern beispielsweise sind folgende Formate zulässig:

  • Microsoft RTF (Rich Text Format),
  • Adobe PDF (Portable Document Format),
  • XML (Extensible Markup Language), nur für strukturierte Datensätze zugelassen,
  • TIFF (Tag Image File Format), nur zugelassen für Posteingänge die Handels, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister betreffend; Bilder können in den zugelassenen Word- oder PDF-Formaten eingereicht werden,
  • Microsoft Word, soweit keine aktiven Komponenten (zum Beispiel Makros) verwendet werden.

(§ 2 Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in Mecklenburg-Vorpommern (ERVVO M-V) vom 18.12.2008, zuletzt geändert durch Verordnung vom 22.09.2017 (GVOBl. M-V, S. 262))

Anwälte werden erleichtert sein, dass zumindest in M-V die gängigen Formate Word (.doc) und Adobe (.pdf) zulässig sind und, soweit ersichtlich, scheint das auch in anderen Bundesländern der Fall zu sein. Ob ein Word-Dokument Makros enthält, wird manch ein Anwalt nicht ohne Weiteres beantworten können. Dabei handelt es sich um aktive Elemente, die bei der Erstellung eines Dokuments unter den Standardeinstellungen regelmäßig nicht von allein erscheinen. Vorsorglich sollten nur Dokumente im pdf-Format verwendet werden. Voraussichtlich werden Abweichungen unter den Bundesländern nur Formate betreffen, die ohnehin nicht häufig verwendet werden. So ist beispielsweise in Hamburg auch das „ASCII“-Format (American Standard Code for Information Interchange) als reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen) zulässig (Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in Hamburg vom 28.01.2008, zuletzt geändert durch Verordnung vom 01.11.2017, HmbGVBl. S. 343). Anwälte müssen sich daher bis zum 01.01.2018 mit ihrem örtlichen Recht vertraut machen und mit dem Recht anderer Bundesländer, wenn sie bei Gerichten anderer Bundesländer tätig sind.

Ab 01.01.2018 wird es eine bundesweit einheitliche Regelung geben durch die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV). Diese Regelungen werden voraussichtlich die in den Bundesländern geltenden Vorschriften ersetzen. Das Verordnungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Der Entwurf sieht folgende Formate als zulässig an:

  • PDF
  • TIFF

(Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach – Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV, BT Drs. 645/17, vom 20.09.2017)

Andere Formate sind nicht zulässig und anders als es in den meisten Bundesländern bis zum Jahreswechsel 2017/18 vorgesehen ist, sind zip-komprimierte Dateien unzulässig. Wer einen Schriftsatz „analog“ fertigt einscannt und daraus ein PDF erzeugt, muss sicherstellen, dass das erzeugte Dokument durchsuchbar ist. Das ist mit einer OCR Texterkennung zu bewerkstelligen. Besser ist es, einen Schriftsatz sogleich im pdf-Format zu erstellen. Auch hier darf die Durchsuchungsfunktion nicht deaktiviert sein und das Dokument muss frei kopierbar und druckbar sein.

Außerdem stellt sich die Frage, ob ein Schriftsatz einen handschriftlich angebrachten Namenszug des Absenders aufweisen muss. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur stellt sich diese Frage nicht, denn diese ersetzt von Gesetzes wegen die Schriftform (§ 126a BGB). Ab dem 01.01.2018 ist das aber nicht mehr notwendig. Dann genügt es, wenn ein vom Absender signiertes elektronisches Dokument über einen sicheren Übermittlungsweg zum Gericht gelangt (vgl. § 130a Absatz 3 Satz 3 und 4 ZPO n.F.). Das beA stellt einen solchen sicheren Übertragungsweg dar (§ 130a Absatz 4 Nummer 2 ZPO n.F.). Aus dem Verordnungsentwurf lässt sich die Anforderung eines handschriftlichen Namenszugs nicht entnehmen, vielmehr legt die neue Fassung von § 130a ZPO nahe, dass es eines handschriftlichen Namenszugs nicht bedarf, denn in dieser Regelung ist bestimmt, welche Anforderungen an den Zugang von Schriftsätzen bei Gericht zu stellen sind und dass die Schriftform unter bestimmten Voraussetzungen durch die Übermittlung elektronischer Dokumente ersetzt werden kann. Wie diese beschaffen sein müssen, ist Wege der Verordnung näher auszugestalten. Im oben zitierten Verordnungsentwurf findet sich ein Erfordernis eines handschriftlichen Namenszugs nicht.

Deshalb gelten ab 01.01.2018 die Anforderungen nach § 130a Absatz 3 ZPO,

„Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.“

Schriftsätze können ab dem 01.01.2018 bei einer Übermittlung mit dem beA folgendermaßen autorisiert werden:

  • Qualifizierte elektronische Signatur (qeS) des absendenden Rechtsanwalts,
  • einfache Signatur des absendenden Rechtsanwalts.

Bei der einfachen Signatur nach dem Signaturgesetz handelt es sich um eine Namenswiedergabe des Absenders, z. B. „Max Mustermann“ (BT Drs. 17/12634, S. 25). Der Umstand, dass das Signaturgesetz mit Wirkung zum 18.07.2017 durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG) abgelöst worden ist, ändert daran nichts, denn die einfache Signatur existiert nach wie vor. Das Erfordernis der Signatur bezweckt die Kenntlichmachung des Abschlusses des Dokuments und dass der Verfasser dieses verantwortet. Zu signieren ist das Dokument, das die prozessrelevanten Erklärungen enthält. Dazu kann die Unterschrift in das Dokument eingefügt werden oder es kann der Name maschinenschriftlich, d.h. in getippter Form, wiedergegeben werden. Die Wiedergabe eines handschriftlichen Namenszugs ist daher nicht erforderlich. Ratsam ist die Verwendung des vollen Namens inklusive Vorname sowie der Hinweis, dass das Dokument mit dem beA versendet wurde und dass es deshalb keine handschriftliche Unterschrift trägt. Wer den Vornamen weglässt, riskiert, dass den Anforderungen an die Identifizierbarkeit nicht genüge getan wird. Freilich wird man auch auf andere Hinweise abstellen müssen, etwa den Briefkopf und den Absender der Nachricht. Wer es darauf ankommen lassen möchte und nur den Nachnamen verwendet, dürfte daher regelmäßig keine Nachteile zu befürchten haben. Denkbar sind Nachteile allerdings dann, wenn eine Zuordnung zu einem bestimmten Anwalt nicht möglich ist, etwa wenn derselbe Nachname in einer Sozietät mehrfach verwendet wird und nicht klar ist, welcher Anwalt den Schriftsatz autorisiert hat. Der Abschluss eines mit dem beA übermittelten Schriftsatz kann daher folgendermaßen lauten:

„Dieser Schriftsatz trägt keine handschriftliche Unterschrift, da er zur Übermittlung mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) bestimmt ist.“

Einfache Signatur:

„Max Mustermann, Rechtsanwalt“

Die ohnehin übliche Hinzufügung der Berufsbezeichnung „Rechtsanwalt/Rechtsanwältin“ ist ratsam, da Erklärungen mittels einfacher Signatur nur anwaltlichen Berufsträgern wirksam abgegeben werden können.

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Das im beA vorgesehene Feld zur Eingabe einer Nachricht kann in der Korrespondenz mit Behörden und Gerichten einfach freigelassen werden, denn allein maßgeblich ist der formwirksame Inhalt der Nachricht, nämlich der Schriftsatz mit den für das jeweilige Verfahren relevanten Erklärungen. Im Nachrichtenfeld können keine wirksamen Erklärungen abgegeben werden, da dieses nicht dem pdf- oder dem TIFF-Format entspricht. Allein diese Formate werden ab dem 01.01.2018 zulässig sein. Das Nachrichtenfeld kann aber sehr wohl für die Korrespondenz außerhalb von förmlichen Verfahren genutzt werden, das heißt in der Kommunikation unter Anwälten oder informell mit Behörden und Gerichten. Da es sich um eine berufliche Kommunikation handelt, haben Anwälte die für Geschäftsbriefe vorgesehenen Pflichtangaben zu verwenden. Beim beA bietet sich dazu die Verwendung der Fußzeile an, die automatisch allen Nachrichten angefügt wird. Leider ist die Zeichenzahl begrenzt und reicht für die gesetzlich notwendigen Angaben nicht aus. Da ein Link zu den auf der eigenen Internetseite hinterlegten Pflichtangaben nicht ausreicht, muss sich der Absender die Mühe machen, die Pflichtangaben bei jeder Nachricht manuell hineinzukopieren. Das ist kein schöner Zustand. Es bleibt zu hoffen, dass die beA-Verantwortlichen hier schnell Abhilfe schaffen.

Zustellung mittels automatischer Eingangsbestätigung?

Eine automatisierte Eingangsbestätigung gibt es ab dem 01.01.2018 nicht. Vielmehr ist es der Lobbyarbeit der Anwaltskammern zu verdanken, dass es bis auf Weiteres beim guten alten Empfangsbekenntnis bleibt, was Anwälten die Möglichkeit bietet, die Zustellungswirkungen für einige Zeit hinauszuschieben, indem sie das Empfangsbekenntnis später abgeben.

Die Nutzung des beA und des EGVP ermöglicht den zweifelsfreien Nachweis des Eingangs einer Nachricht auf dem Server des Empfängers. Daran anknüpfend war im Gesetzgebungsverfahren vorgesehen, dass die Zustellung mittels automatisierter Eingangsbestätigung nachgewiesen wird und dass – anknüpfend an die im Verwaltungsverfahren bestehenden Regelungen – der Zugang am dritten Tag nach dem auf der Eingangsbestätigung ausgewiesenen Tag als zugestellt gilt (§ 174 Absatz 3 Satz 3 und 4, Absatz 4 Satz 3 f. ZPO-Entwurf, BT Drs. 17/12634, S. 10). Der gesetzlich bestimmte Eintritt der Zustellungswirkungen ohne notwendiges Zutun des Adressaten hätte allerdings die Konsequenz, dass die Zustellungswirkungen auch dann als bewirkt gelten, wenn das Dokument vom Adressaten gar nicht zur Kenntnis genommen worden ist.

Derzeit wird die Zustellung durch die Abgabe des Empfangsbekenntnisses bewirkt. Das gilt auch dann, wenn der Anwalt das Empfangsbekenntnis erst eine Woche nach Eingang des Dokuments in der Kanzlei abgibt, und auch dann, wenn das noch später passiert. Denn die Zustellung wird nicht durch den Eingang bei der Kanzlei bewirkt, sondern erst durch die Abgabe des Empfangsbekenntnisses, da der Anwalt das Dokument damit als zugegangen akzeptiert. Das eröffnet Raum für Missbrauch. Tatsächlich geben die meisten Anwälte Empfangsbekenntnisse im „normalen“ zeitlichen Rahmen ab, das heißt binnen drei bis sechs Tagen. Es kommt aber durchaus vor, dass ein Empfangsbekenntnis nach zwei Wochen noch nicht vorliegt. Für die übrigen Beteiligten misslich ist, dass die durch die Zustellung gegebenenfalls ausgelöste Fristen dann später zu laufen beginnen. Wenngleich in der Begründung des Gesetzentwurfs davon nichts zu lesen ist, ist davon auszugehen, dass die Protagonisten der Neuregelung solchen Tricksereien mit der drei-Tages-Fiktion einen Riegel vorschieben wollten. Offiziell ist in der Begründung von einer Arbeitsentlastung die Rede, denn die Verarbeitung der zurücklaufenden Empfangsbekenntnisse löst bei den Gerichten einen erheblichen bürokratischen Aufwand aus.

Das Absehen vom Erfordernis der Mitwirkung des Adressaten durch Einführung der drei-Tages-Fiktion hätte selbstverständlich den „Gestaltungsspielraum“ der Anwälte eingeschränkt. Ein klarer Fall also für die Lobby, die sich hier – in Gestalt der BRAK (Bundesrechtsanwaltskammer) dafür eingesetzt hat, dass nach wie vor die Mitwirkung des Anwalts erforderlich ist. Mit Erfolg. Es bleibt also dabei, dass Anwälte die Empfangnahme durch einen separaten Schritt zu bestätigen haben. Immerhin darf das ab 01.01.2018 elektronisch erfolgen.

Die Lobby hat sich an dieser Stelle einen Bärendienst erwiesen, denn sie hat denjenigen einen Gefallen getan, die Empfangsbekenntnisse taktisch verzögert abgeben. Deshalb handelt es sich bei Lichte betrachtet nicht um einen schützenswerten berufsrechtlichen Besitzstand. Allen anderen, die Empfangsbekenntnisse ehrlich abgeben, wurde durch das Erfordernis des Empfangsbekenntnisses ein bürokratischer Mehraufwand auferlegt, der bei der elektronischen Korrespondenz eigentlich nicht mehr notwendig ist.

Zustellung von Anwalt zu Anwalt über beA

Bei der Zustellung von Anwalt zu Anwalt nach § 195 ZPO gilt das zum Empfangsbekenntnis Ausgeführte entsprechend. Auch hier ist die Abgabe eines Empfangsbekenntnisses notwendig.

Nach alter Rechtslage war zu beachten, dass Anwälte zur Rücksendung von Empfangsbekenntnissen nicht verpflichtet waren (BGH, Urteil vom 26.10.2015 – AnwSt (R) 4/15). Grund: § 14 BORA und § 59b Absatz 2 BRAO enthielten keine hinreichende Grundlage für eine anwaltliche Pflicht. Eine Änderung der BRAO hat dafür allerdings den Weg geebnet, sodass die Zustellung von Anwalt zu Anwalt wieder möglich wird (§ 59b Absatz 2 Nummer 8 BRAO enthält nun eine Satzungsermächtigung für die Pflicht zur Abgabe eines Empfangsbekenntnisses). Die BORA wurde entsprechend geändert und um eine entsprechende Berufspflicht ergänzt (§ 14 BORA). Das erfolgte zunächst ohne Ermächtigungsgrundlage, da zum Zeitpunkt der 3. Sitzung der 6. Satzungsversammlung am 21.11.2016 die neue Fassung von § 59b BRAO noch nicht in Kraft getreten war. Dieser Mangel wurde aber durch eine Wiederholung des Beschlusses am 19.05.2017 geheilt (vgl. 4. Sitzung der 6. Satzungsversammlung).

Rückwirkung der Zustellung bei Mängeln: § 130a Absatz 6 ZPO ab 01.01.2018

Praktisch relevant wird die § 167 ZPO nachgebildete Regelung des § 130a Absatz 6 ZPO werden. Danach hat das Gericht den Absender darauf aufmerksam zu machen, wenn ein elektronisches Dokument nicht zur Bearbeitung durch das Gericht geeignet ist (Satz 1). Der Absender erhält die Gelegenheit, das Dokument unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachzureichen und glaubhaft zu machen, dass das Dokument mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt. Gelingt dem Absender das, gilt das Dokument als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung als eingegangen.

Ist ein elektronisches Dokument für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet, ist dies dem Absender unter Hinweis auf die Unwirksamkeit des Eingangs und auf die geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. Das Dokument gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.

§ 130 Absatz 6 ZPO ab 01.01.2018

Zu beachten ist, dass die Zugangsfiktion bzgl. des früheren Zugangs nur in Fällen gilt, in denen es an der Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht fehlt. Das dürfte nur bei falschen Formaten der Fall sein, d. h. dann, wenn ab dem 01.01.2018 ein Dokument in anderen Formaten als pdf oder TIFF versendet werden oder gezippte Dateien verwendet worden sind. Alle übrigen Formalien, insbesondere dass das Dokument durch den richtigen Absender abgeschickt oder bei Absendung durch einen Nichtanwalt zuvor anwaltlich ordnungsgemäß signiert worden ist, dürften daher ebenso wenig Fälle von § 130a Absatz 6 Satz 2 ZPO n.F. sein wie eine fehlerhafte einfache Signatur bei der Versendung durch einen Rechtsanwalt.

Fazit

Dass die Justiz erst im Jahr 2017 einen nennenswerten Schritt in Richtung Digitalisierung unternimmt, ist längst überfällig. Aber besser spät als nie. Die teilweise berechtigte Kritik am beA und am EGVP darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass das beA und das EGVP das Zeug dazu haben, die Justiz fit zu machen für das digitale Zeitalter. Nicht zuletzt mit Blick auf die Akzeptanz ist das dringend notwendig. Die Erleichterungen sind enorm, da Zustellungen erheblich erleichtert werden. Das Festhalten am anachronistisch anmutenden Empfangsbekenntnis mag befremdlich wirken, wird aber dem Siegeszug der Digitalisierung keinen Abbruch tun. Denn es ist davon auszugehen, dass die weit überwiegende Zahl der Anwälte die Vorteile des beA schätzen lernen wird und bereits vor 2022 (ab diesem Zeitpunkt ist das beA auch für Einreichungen zu nutzen) dem Faxgerät vorziehen wird.

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